【信息公告】關(guān)于開展超期學(xué)生學(xué)籍清理工作專項(xiàng)行動(dòng)的 通知

江西工程學(xué)院抱石藝術(shù)學(xué)院

藝院政字〔2025〕3號

關(guān)于開展超期學(xué)生學(xué)籍清理工作專項(xiàng)行動(dòng)的

通知

院屬各專業(yè)：

 根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號）《江西工程學(xué)院學(xué)籍管理辦法》（校政字〔2024〕71號）等文件要求，為加強(qiáng)和完善我院本、專科學(xué)生學(xué)籍管理工作，保證我院學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)以及學(xué)校數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性，根據(jù)學(xué)校教育教學(xué)工作安排，決定開展我院超期學(xué)生學(xué)籍清理工作，特制定工作方案如下：

一、工作目標(biāo)

 通過開展超期學(xué)生學(xué)籍清理工作專項(xiàng)行動(dòng)，全面梳理在校學(xué)生學(xué)籍情況，規(guī)范學(xué)籍管理流程，完善學(xué)籍檔案，保障學(xué)生合法權(quán)益，提升學(xué)校學(xué)籍管理工作水平，推動(dòng)人才培養(yǎng)質(zhì)量穩(wěn)步提升。

二、領(lǐng)導(dǎo)小組

 組長:余旭、張志勝

 副組長:王冬冬、姬賽賽

 組員:熊秀、王康、范紅艷、葉麗、答慧琳、周子皓

三、工作職責(zé)

 1.成立院長、書記為組長的學(xué)籍清理工作小組，負(fù)責(zé)本學(xué)院學(xué)籍清理工作的具體實(shí)施。

 2.全面清查本學(xué)院超期學(xué)生學(xué)籍信息，對照學(xué)籍管理相關(guān)規(guī)定，核查學(xué)生是否符合畢/結(jié)業(yè)條件，按要求填寫《XX學(xué)院超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果及處理意見匯總表》（見附件2），并上報(bào)教務(wù)處。

 3.負(fù)責(zé)與學(xué)籍超期學(xué)生及家長溝通聯(lián)系。對于學(xué)籍超期學(xué)生發(fā)放《江西工程學(xué)院學(xué)籍清理告知書》（見附件3），對于即將達(dá)到最長就讀年限的學(xué)生發(fā)放《江西工程學(xué)院學(xué)籍預(yù)警告知書》（見附件4），并做好解釋說明工作，及時(shí)收集學(xué)生反饋意見。對于無法聯(lián)系的學(xué)生，應(yīng)在學(xué)院官網(wǎng)做出處理結(jié)果公告。對于符合畢/結(jié)業(yè)的學(xué)生，應(yīng)及時(shí)告知學(xué)生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理相關(guān)手續(xù)并完成學(xué)歷圖像信息采集。

 4.涉及學(xué)生學(xué)籍清理相關(guān)材料，做好收集、整理和歸檔工作。

四、工作內(nèi)容

（一）工作對象

 在校最長學(xué)習(xí)年限內(nèi)未達(dá)到畢/結(jié)業(yè)條件的學(xué)生，其中普通專科（高職）最長年限5年；普通本科（四年制）最長年限6年；普通專升本最長年限4年。具體對象如下：

 （1）學(xué)信網(wǎng)2018級本科（含）、2019級專科（含）之前，學(xué)籍注冊狀態(tài)顯示“暫緩注冊”，學(xué)習(xí)時(shí)間超過最長修讀年限仍未畢/結(jié)業(yè)且未辦理退學(xué)手續(xù)的學(xué)生；

 （2）休學(xué)、保留學(xué)籍期滿，在學(xué)校規(guī)定期限內(nèi)未提出復(fù)學(xué)申請或者申請復(fù)學(xué)經(jīng)復(fù)查不合格的學(xué)生；

 （3）退役后2年內(nèi)未提出復(fù)學(xué)申請或者申請復(fù)學(xué)經(jīng)復(fù)查不合格的學(xué)生；

 （4）休學(xué)創(chuàng)業(yè)的學(xué)生，學(xué)籍已保留期滿到規(guī)定最長修業(yè)年限后延長2年超期的學(xué)生。

（二）具體工作安排

1.學(xué)籍信息核對（3月21日—4月21日）

 教務(wù)處、學(xué)工處、財(cái)務(wù)處、檔案館、招生處等部門根據(jù)各自工作職責(zé)，對相關(guān)超期學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行核對，填寫《XX（部門）超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果匯總表》（見附件1），并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)形成部門自查報(bào)告，附詳細(xì)學(xué)生名單提交至教務(wù)處。

 各二級學(xué)院相關(guān)負(fù)責(zé)人下載超期學(xué)生學(xué)籍信息核對名單（由教務(wù)處點(diǎn)對點(diǎn)下發(fā)至教學(xué)副院長），并組織相關(guān)人員認(rèn)真核對學(xué)生學(xué)籍信息，具體情況做如下安排：

 （1）核對學(xué)籍狀態(tài)標(biāo)注為“休學(xué)”類型但已超出休學(xué)年限的學(xué)生

 第一步：確認(rèn)學(xué)生休學(xué)期限是否已滿且已不在校，如情況屬實(shí)，根據(jù)《江西工程學(xué)院學(xué)籍管理辦法》第三十四條第2點(diǎn)的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)予以退學(xué)。

 各二級學(xué)院應(yīng)與該類學(xué)生取得聯(lián)系，將具體清理情況告知學(xué)生，并獲取反饋信息，工作過程中務(wù)必做好記錄，并將確認(rèn)的名單報(bào)學(xué)校教務(wù)處審核，經(jīng)學(xué)校校長辦公會(huì)研究批示后進(jìn)行學(xué)籍注銷。

 第二步：確認(rèn)休學(xué)期滿中是否有學(xué)生存在“當(dāng)兵入伍”且未辦理“保留學(xué)籍”手續(xù)的情況。如存在，由輔導(dǎo)員聯(lián)系學(xué)生或?qū)W生家長，完善保留學(xué)籍手續(xù)后，報(bào)教務(wù)處統(tǒng)一對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)。

 第三步：確認(rèn)該類型學(xué)生是否存在其他情況，如存在，統(tǒng)一由各二級學(xué)院匯總報(bào)教務(wù)處核對另行處理。

 （2）核對學(xué)籍狀態(tài)標(biāo)注為“保留學(xué)籍”類型但實(shí)際已不符合條件需要清退的學(xué)生

 注：“保留學(xué)籍”一般情況下僅針對當(dāng)兵入伍情況。

 第一步：確認(rèn)該類型學(xué)生是否為“當(dāng)兵入伍”情況，且仍在部隊(duì)。如情況屬實(shí)，可不予操作。

 第二步：其他情況，例：非當(dāng)兵入伍辦理保留學(xué)籍手續(xù)，應(yīng)辦休學(xué)但辦理保留學(xué)籍手續(xù)期滿，超出畢業(yè)年限但辦理保留學(xué)籍手續(xù)等。

 第三步：第二步中如符合（1）、（3）審查情況，則按其執(zhí)行審查即可。如存在其他情況，則由各二級學(xué)院統(tǒng)一匯總報(bào)教務(wù)處另行處理。

 （3）核對已超出畢業(yè)年限未畢業(yè)但“暫緩注冊”的學(xué)生

 第一步：確認(rèn)該類型學(xué)生是否已超出畢業(yè)年限未畢業(yè)且已不在校，如情況屬實(shí)，根據(jù)《江西工程學(xué)院學(xué)籍管理辦法》第三十四條第1點(diǎn)的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)予以退學(xué)。

 各二級學(xué)院應(yīng)與該類學(xué)生取得聯(lián)系，將具體清理情況告知學(xué)生，并獲取反饋信息，工作過程中務(wù)必做好記錄，并將確認(rèn)的名單報(bào)學(xué)校教務(wù)處審核，經(jīng)學(xué)校校長辦公會(huì)研究批示后進(jìn)行學(xué)籍注銷。

 第二步：確認(rèn)該類型學(xué)生是否存在“當(dāng)兵入伍”但未辦理“保留學(xué)籍”手續(xù)的情況。如存在，由輔導(dǎo)員聯(lián)系學(xué)生或?qū)W生家長，完善保留學(xué)籍手續(xù)后，由教務(wù)處統(tǒng)一對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)；

 第三步：確認(rèn)該類型學(xué)生是否存在其他情況，如存在，統(tǒng)一由各學(xué)院匯總報(bào)教務(wù)處核對另行處理。

2.學(xué)籍清理擬處理結(jié)果公示（4月28日—5月27日）

 教務(wù)處匯總整理各二級學(xué)院提交的《XX學(xué)院超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果及處理意見匯總表》，將擬處理結(jié)果在學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號進(jìn)行公示。有異議者可在公示期內(nèi)向教務(wù)處反映情況。

3.提交校長辦公會(huì)審議（5月28日—6月6日）

 超期學(xué)生學(xué)籍清理名單經(jīng)第一次公示期滿無異議后，教務(wù)處將其結(jié)果提交至校長辦公會(huì)審議，經(jīng)審議通過后將確定的名單進(jìn)行二次公示。

4.二次公示學(xué)籍清理結(jié)果（6月10日—8月10日）

 經(jīng)校長辦公會(huì)審議通過超期學(xué)生學(xué)籍清理名單后，教務(wù)處將超期學(xué)生學(xué)籍清理名單再次在學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號進(jìn)行公示。有異議者可在公示期內(nèi)向教務(wù)處反映情況。

5.集中辦理畢/結(jié)業(yè)、退學(xué)手續(xù)（4月28日—7月9日）

 （1）經(jīng)各二級學(xué)院審核符合畢/結(jié)業(yè)條件的學(xué)生，由各二級學(xué)院相關(guān)教師負(fù)責(zé)告知學(xué)生在規(guī)定時(shí)間段向?qū)W校提交畢/結(jié)業(yè)申請，并完成學(xué)歷圖像信息采集（采集流程及要求見附件5），紙質(zhì)照片可由本人交至教務(wù)處505室，也可填寫學(xué)院輔導(dǎo)員（班主任）為收件人進(jìn)行郵寄，后期由學(xué)院統(tǒng)一交至教務(wù)處。

 （2）經(jīng)各二級學(xué)院確認(rèn)應(yīng)予以退學(xué)的學(xué)生，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向所在學(xué)院提出報(bào)告并附有關(guān)材料，辦理完退學(xué)手續(xù)后，由學(xué)校根據(jù)學(xué)生實(shí)際在校時(shí)長出具退學(xué)證明。逾期未辦理退學(xué)者，自發(fā)出學(xué)籍清理公告之日起，公告六十日視為送達(dá)，同時(shí)報(bào)省教育廳備案。

6.學(xué)籍清理（8月25日—8月31日）

 在校長辦公會(huì)審議通過超期學(xué)生學(xué)籍清理名單，且經(jīng)兩次公示期滿無異議后，教務(wù)處將對超期學(xué)籍學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)處理。

五、材料報(bào)送

（一）學(xué)籍信息核對材料報(bào)送

 各二級學(xué)院須按審查階段核對完學(xué)籍超期學(xué)生相關(guān)信息后，統(tǒng)一生成審查報(bào)告并附《XX學(xué)院超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果及處理意見匯總表》，經(jīng)學(xué)院輔導(dǎo)員、教學(xué)副院長及學(xué)院院長簽字，并加蓋學(xué)院公章后報(bào)送至行政樓教務(wù)處505室，電子材料發(fā)送至LWJWC123@126.com。材料報(bào)送截止時(shí)間：4月21日17∶00。

 學(xué)工處、財(cái)務(wù)處、檔案館、招生處等部門核對完學(xué)生相關(guān)信息后，生成審查報(bào)告并附《XX（部門）超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果匯總表》，由部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章后報(bào)送至行政樓教務(wù)處505室，電子材料發(fā)送至LWJWC123@126.com。材料報(bào)送截止時(shí)間：4月21日17∶00。

（二）學(xué)生退學(xué)材料報(bào)送

 經(jīng)審查，凡符合退學(xué)處理的學(xué)生材料，各二級學(xué)院應(yīng)整理完善材料，匯總名單加蓋學(xué)院公章后，附上相關(guān)紙質(zhì)補(bǔ)充材料（學(xué)院官網(wǎng)公告、告知書等）報(bào)送至教務(wù)處505室，電子材料發(fā)送至LWJWC123@126.com。材料報(bào)送截止時(shí)間：5月27日17∶00。

（三）材料接收人及聯(lián)系方式

 聯(lián)系人：曾老師

 聯(lián)系電話：0790-6345017；19914656803

六、工作要求

 1.提高政治站位。各有關(guān)部門、單位要進(jìn)一步提高政治站位，高度重視此次學(xué)籍清理工作，切實(shí)增強(qiáng)工作的責(zé)任感和緊迫感，樹立大局意識，職責(zé)分工、密切協(xié)作，確保專項(xiàng)行動(dòng)順利推進(jìn)。

 2.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各二級學(xué)院要按照學(xué)校安排，成立各自的清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定具體詳實(shí)的清理工作方案和責(zé)任追究制度，對任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分工，進(jìn)一步壓緊壓實(shí)工作責(zé)任，確保清理工作取得實(shí)效，落到實(shí)處。

 3.嚴(yán)格工作程序。在清理工作中，各單位部門要嚴(yán)格遵循相關(guān)學(xué)籍管理規(guī)定和工作程序，做到事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿、處理恰當(dāng)，切實(shí)維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益。要對清理工作中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)做好詳細(xì)記錄，妥善留存相關(guān)材料，形成完整的工作檔案，以備后續(xù)查閱。

 4.嚴(yán)肅工作紀(jì)律。各部門單位要嚴(yán)肅認(rèn)真對待此次清理工作，加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)審核程序，重要事項(xiàng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人把關(guān)。對在清理工作中出現(xiàn)的輿情，及時(shí)上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)小組研究并妥善處置。對工作中涉及個(gè)人隱私的相關(guān)文件和材料，要嚴(yán)格控制知曉范圍，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、微信等傳播使用和對外發(fā)布。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)小組也將加強(qiáng)全程督查，對清理把關(guān)不嚴(yán)、弄虛作假、縱容包庇，對學(xué)校造成不良影響的，依法依規(guī)依紀(jì)嚴(yán)肅處理。

 附件:1.XX(部門)超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果匯總表

 2.XX學(xué)院超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果及處理意見匯總表

 3.江西工程學(xué)院學(xué)籍清理告知書

 4.江西工程學(xué)院學(xué)籍預(yù)警告知書

 5.畢業(yè)生圖像信息采集流程及要求

抱石藝術(shù)學(xué)院

2025年4月2日

XX學(xué)院超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果及處理意見匯總表（退學(xué)）

注：學(xué)院處理意見為“退學(xué)”的學(xué)生與“保留學(xué)籍”、“休學(xué)”學(xué)生分開提交結(jié)果，由學(xué)院負(fù)責(zé)人簽字并加蓋學(xué)院公章交至教務(wù)處505室。

XX學(xué)院超期學(xué)生學(xué)籍清理核實(shí)結(jié)果及處理意見匯總表（畢/結(jié)業(yè)）

 附件3

江西工程學(xué)院學(xué)籍清理告知書

學(xué)院第號

同學(xué)（學(xué)號：）：

為維護(hù)普通高校學(xué)籍學(xué)歷管理工作的嚴(yán)肅性，進(jìn)一步提高我院學(xué)生管理工作效率和精準(zhǔn)度，根據(jù)教育部、省教育廳及學(xué)校學(xué)籍管理相關(guān)規(guī)定和程序，對已達(dá)到最長學(xué)習(xí)年限且未能畢業(yè)、休學(xué)超期的學(xué)生以退學(xué)形式終止學(xué)籍。

根據(jù)《江西工程學(xué)院學(xué)籍管理辦法》第三章第九條：我院實(shí)行彈性學(xué)習(xí)年限，學(xué)生可以分階段完成學(xué)業(yè)。四年制本科層次學(xué)生最長學(xué)習(xí)年限為6年，專科層次學(xué)生最長學(xué)習(xí)年限為5年，“專升本”本科層次學(xué)生最長學(xué)習(xí)年限為4年。休學(xué)學(xué)籍時(shí)間均計(jì)入在校學(xué)習(xí)年限。你于年9月進(jìn)入我院專業(yè)學(xué)習(xí)，截止2025年3月，已超過最長學(xué)習(xí)年限且未能畢業(yè)。請接此告知書后于10日內(nèi)辦理退學(xué)手續(xù)。逾期不辦理相應(yīng)手續(xù)者，根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定，將由學(xué)校作退學(xué)處理，清除學(xué)籍。

特此告知！

學(xué)院（蓋章）

 2025年月日

江西工程學(xué)院學(xué)籍預(yù)警告知書

學(xué)院第號

同學(xué)（學(xué)號：）：

經(jīng)核實(shí)，年6月，你將達(dá)到《江西工程學(xué)院學(xué)籍管理辦法》（校政字〔2024〕71號）中規(guī)定的最長學(xué)習(xí)年限，如屆時(shí)不能畢業(yè)，學(xué)校將根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定作出結(jié)業(yè)、肄業(yè)或退學(xué)處理。

根據(jù)《江西工程學(xué)院學(xué)籍管理辦法》第三章第九條：我院實(shí)行彈性學(xué)習(xí)年限，學(xué)生可以分階段完成學(xué)業(yè)。四年制本科層次學(xué)生最長學(xué)習(xí)年限為6年，專科層次學(xué)生最長學(xué)習(xí)年限為5年，“專升本”本科層次學(xué)生最長學(xué)習(xí)年限為4年。休學(xué)學(xué)籍時(shí)間均計(jì)入在校學(xué)習(xí)年限。

特此告知！

學(xué)院（蓋章）

 2025年月日

本告知書正本交由學(xué)生本人留存（不含存根），存根由學(xué)院存檔。

江西工程學(xué)院學(xué)籍預(yù)警告知書(存根)

學(xué)院第號

學(xué)生簽收：經(jīng)辦人：

年月日年月日

畢業(yè)生圖像信息采集流程及要求

一、采集流程

1.針對2025屆應(yīng)屆畢業(yè)生：如未及時(shí)參加畢業(yè)生圖像信息采集，可通過學(xué)信網(wǎng)微信公眾號、學(xué)信網(wǎng)APP、學(xué)信網(wǎng)官網(wǎng)，獲取學(xué)信網(wǎng)圖像采集碼。

2.針對往屆畢業(yè)生：因往屆生無法在學(xué)信網(wǎng)生成圖像采集碼，可按照以下要求準(zhǔn)備電子稿近期免冠證件照。

二、采集要求

（一）著裝要求

 1.正面免冠像，頭發(fā)放在耳后，不得遮擋眉毛、眼睛和耳朵，散發(fā)請束好頭發(fā)或放在肩膀后；

 2.常戴眼鏡者可佩戴不反光眼鏡，但不得戴有色（含隱形）眼鏡，鏡框不得遮擋眼睛；

 3.不得佩戴帽子、耳環(huán)、項(xiàng)鏈、發(fā)卡等夸張飾品，頭發(fā)不能遮擋眉毛、眼睛和耳朵，不宜化濃妝，不能染發(fā)；

 4.背景為淺藍(lán)色或其他純色，上衣應(yīng)與背景色有明顯區(qū)別,不穿與膚色相近的黃色或藍(lán)色上衣，衣服不要臃腫，不要有復(fù)雜的圖案、條紋、字母；

 5.人物坐姿端正，挺直腰背，雙肩同高，表情自然，雙眼自然睜開并平視，嘴唇自然閉合；

 6.圖像應(yīng)真實(shí)表達(dá)畢/結(jié)業(yè)生本人相貌，禁止對人像天然生理特征（如傷疤、痣、發(fā)型）進(jìn)行技術(shù)處理（PS）；

（二）照片要求

 1.圖像對焦準(zhǔn)確、層次清晰、色彩真實(shí)、無明顯畸變；

 2.電子照片規(guī)格是JPG或JPEG格式,圖片大小不超過40KB，分辨率為寬480像素×高640像素，紙質(zhì)照片尺寸為藍(lán)底兩寸不少于兩張；